Im Februar 2026 habe ich mich auf die Suche nach einer Alternative zu Exchange Online für meine privaten E-Mails begeben, da ich nicht länger von Microsoft abhängig sein wollte.

Bei meiner Suche bin ich auf mailbox.org gestossen, für welche ich mich schlussendlich, aufgrund der richtigen Mischung aus Fokus auf Datenschutz und Funktionsumfang, entschieden habe. Ich habe mich bewusst gegen Proton Mail entschieden, da ich dort meine gewünschte Umgebung nicht abbilden konnten und zusätzlich für den Zugriff auf die E-Mails eine Software installieren müsste (Proton Mail Bridge), um über IMAP E-Mails zu empfangen. Da dies nicht meinem Prinzip der Simplizität (KISS) entspricht und mir HIN Client Vibes gegeben hat, war das keine Option. Zur Klarstellung: Ich will die Software von Proton nicht schlecht reden, ich habe mich lediglich dagegen entschieden.

Proton Mail hätte zudem für mein Setup mit drei Postfächern, welche jeweils etliche Aliasse besitzen, ca. CHF 21.-/Monat gekostet. Mailbox dagegen kostet in meinem Fall ca. CHF 9.-/Monat für meine Postfächer. Zum Vergleich: bei Exchange habe ich bisher für alles zusammen knapp CHF 4.-/Monat bezahlt (1x Exchange Online Plan 1, 2x Shared Mailboxes).

Was spricht für mailbox.org?

• Fokus auf Datenschutz (inkl. Standort -> Deutschland)
  • Schweiz ist aufgrund der VÜPF-Revision aktuell nicht die beste Wahl in puncto Datenschutz
  • Deutschland unterliegt der strengen DSGVO der EU
• Europäisches Unternehmen (digitale Souveränität)
  • weniger Abhängigkeit von US-Konzernen
• Die Server von Mailbox werden mit erneuerbaren Energien betrieben
• Zugriff über Standard-Protokolle wie IMAP, CalDAV, etc. möglich
• Integrierte Verschlüsselungsfeatures im Webmail (PGP, S/MIME)
• Möglichkeit für verschlüsselte Speicherung eingehender E-Mails (at rest)
• Ablehnung/Blockierung von E-Mail-Versand, wenn ein Empfänger früher Transportverschlüsselung verwendet hat und diese plötzlich nicht mehr verfügbar ist. Details hier.
• Seit 2014 Anbieter von E-Mail-Hosting + seit 1998 Erfahrung im Hosting-Bereich mit Verschlüsselungsfeatures. Mailbox gehört zur Heinlein Gruppe.
• Ausführliche Dokumentation/Knowledge Base direkt vom Anbieter

Konfiguration

Abos

Mailbox bietet drei Abos an, welche es jeweils als Version für Privatkunden und Unternehmen gibt. Die Preise pro Postfach sind für beide Versionen identisch.

Ich habe mich für das Standard-Abo in der Privatkunden-Version entschieden. Der Unterschied zur Unternehmensversion liegt darin, dass man kein Servicepaket benötigt und keine zentrale Administrationskonsole über die Benutzer hat. Es lassen sich über die Funktion "Familien-Accounts" jedoch bis zu 10 Postfächer über ein Konto abrechnen sowie eigene Domains mit diesen Postfächern teilen.

Die Bezahlung kann wahlweise per Kreditkarte, PayPal, Banküberweisung oder per Versand von Bargeld per Post (volle Anonymität) erfolgen. Wichtig zu wissen ist, dass die Abrechnung auf dem Prepaid-Prinzip basiert. Das bedeutet, man zahlt das Geld auf das Benutzerkonto ein und der wiederkehrende Betrag wird vom Benutzerkonto abgebucht. Dadurch muss mailbox keine Zahlungsinformationen speichern (Anonymität). Einige Monate bevor das Guthaben aufgebraucht ist, erhält man ein Erinnerungsemail von mailbox, wie lange der Dienst noch läuft, damit man die Bezahlung planen kann.

Als Privatperson muss man bei der Registrierung keine persönlichen Daten wie die Adresse oder ähnliches angeben. Optional lassen sich persönliche Daten wie eine Telefonnummer hinterlegen, die zur Wiederherstellung des Kontos verwendet werden können. Wenn man eine Adresse hinterlegt, wird diese auf der ausgestellten Rechnung angezeigt.

Bei der Registrierung als Privatperson wird immer eine E-Mail-Adresse mit der Endung @mailbox.org erstellt. Später lässt sich eine eigene Domain verknüpfen und diese für den E-Mail-Versand verwenden. Die Adresse mit @mailbox.org lässt sich im Anschluss löschen, falls sie einen stört. Man kann sie aber auch behalten, ohne dass dies zu Problemen führt.

Mehrere Postfächer

Als Familienadministrator kann man weitere Familienmitglieder hinzufügen und die Abrechnung zentral verwalten. Weitere Verwaltungsmöglichkeiten stehen als Privatkunde nicht zur Verfügung. Die Kontoeinstellungen muss man direkt im jeweiligen Postfach drin konfigurieren.

Wenn man eine eigene Domain für mehrere Postfächer verwenden möchte, sollte man bei der Einrichtung darauf achten, die Domain als "zur Nutzung im gesamten Team" zu konfigurieren. Ansonsten steht die Domain nur für das Postfach zur Verfügung, über welches man diese ursprünglich eingerichtet hat. Die Berechtigung/Verbindung zum mailbox-Account erfolgt über einen DNS-Eintrag (TXT). Ohne Anpassung des DNS-Eintrags lässt sich diese Einstellung nicht verändern (keine Option in den Einstellungen).

DNS-Einträge (Mailserver-Konfiguration)

Wenn man mailbox mit einer eigenen Domain verwenden möchte, muss man folgende DNS-Einträge erstellen.

autoconfig.example.com.	1	IN	CNAME	auto.mailbox.org.
mbo0001._domainkey.example.com.	1	IN	CNAME	mbo0001._domainkey.mailbox.org.
mbo0002._domainkey.example.com.	1	IN	CNAME	mbo0002._domainkey.mailbox.org.
mbo0003._domainkey.example.com.	1	IN	CNAME	mbo0003._domainkey.mailbox.org.
mbo0004._domainkey.example.com.	1	IN	CNAME	mbo0004._domainkey.mailbox.org.

example.com.	1	IN	MX	10 mxext4.mailbox.org.
example.com.	1	IN	MX	10 mxext3.mailbox.org.
example.com.	1	IN	MX	10 mxext2.mailbox.org.
example.com.	1	IN	MX	10 mxext1.mailbox.org.

_autodiscover._tcp.example.com.	1	IN	SRV	0 0 443 auto.mailbox.org.
_hkps._tcp.example.com.	1	IN	SRV	1 1 443 pgp.mailbox.org.

<YOUR-KEY-1>.example.com.	1	IN	TXT	"<YOUR-KEY-2>"
_dmarc.example.com.	1	IN	TXT	"v=DMARC1;p=reject;sp=reject;pct=100;aspf=r;adkim=r"
example.com.	3600	IN	TXT	"v=spf1 include:mailbox.org -all"

Ersetze jeweils example.com durch deine eigene Domain bzw. in der Regel musst du deine eigene Domain nicht angeben und kannst diesen Teil weglassen oder ein @ als Hostname eintragen (je nach DNS-Anbieter).

Die CNAME-Einträge werden zur Konfiguration von Autodiscover und DKIM verwendet. Die vier MX-Einträge definieren die E-Mail-Server von mailbox als Empfänger für eingehende E-Mails. Die SRV Einträge dienen lediglich dem Autodiscover und sind entsprechend freiwillig. Zudem werden drei TXT-Einträge benötigt. Der erste TXT-Eintrag mit <YOUR-KEY-1> und <YOUR-KEY-2> ist individuell. Dabei handelt es sich um die Domainverifizierung, welche ich bereits im vorherigen Kapitel erwähnt habe. Diesen DNS-Eintrag erhältst du, wenn du in den Einstellungen von mailbox versuchst einen Alias mit einer Domain anzulegen.

Um einen Alias zu erstellen, gehe zu Einstellungen -> E-Mail-Adressen -> E-Mail-Aliasse in deinem Mailbox-Account unter trage unter Externes Alias hinzufügen deine gewünschte E-Mail-Adresse mit der eigenen Domain ein.

Dieser Vorgang wird zuerst mit einem Fehler Validierung der externen Domain fehlgeschlagen fehlschlagen. Im Anschluss wird der benötigte DNS-Eintrag zur Validierung in der grünen Box angezeigt.

Erstelle diesen DNS-Eintrag und warte einige Minuten. Danach kannst du erneut versuchen, einen Alias mit deiner Domain zum Konto hinzufügen. Diesmal sollte es gehen.

Die anderen beiden TXT-Einträge sind für SPF und DMARC. Diese Einträge sind sehr zu empfehlen, um die Sicherheit deiner E-Mails zu erhöhen und die Wahrscheinlichkeit zu senken, dass deine E-Mails als Spam klassifiziert werden.

Weitere Details zum Thema SPF, DKIM & DMARC kannst du der Knowledge Base von mailbox entnehmen.

SPF, DKIM und DMARC - Spam-Reputation verbessern und Bounces vermeiden | Knowledge Base: Wissen und Hilfe | mailbox

Was wird in diesem Artikel beschrieben?

mailbox

Wenn du alle DNS-Einträge gesetzt hast, sollte dem E-Mail-Versand und Empfang via mailbox nichts mehr im Weg stehen. Am besten testest du den E-Mail-Versand nach 1-2 Stunden. Es kann sein, dass es während den ersten 24-48 Stunden nach der Umstellung der DNS-Einträge noch zu Problemen mit der Zustellung/Ablehnung von E-Mails kommt. Das liegt an der grundsätzliche Funktionsweise von DNS und hat nichts mit mailbox zu tun.

Falls du von einem anderen Anbieter auf mailbox gewechselt hast, kann es sinnvoll sein, für die Dauer von 48 Stunden im SPF-Eintrag sowohl die alten als auch die neuen E-Mail-Server einzutragen. Dies trägt dazu bei, dass E-Mails, die noch vom alten Anbieter versendet werden, nicht abgelehnt oder als Spam klassifiziert werden.

Wenn du weitere Aliasse benötigtst, kannst du diese nun erstellen, ohne dass du weitere DNS-Einträge erstellen musst. Es wird pro Domain und Mailbox-Account nur einmal eine Validierung per TXT-Eintrag benötigt. Den Namen deines Postfachs kannst du über die Option Hauptadresse (in den Einstellungen unter E-mail-Adressen -> E-Mail-Aliasse) einstellen.

Solltest du weitere Details zur Konfiguration von mailbox suchen, empfehle ich dir einen Blick in die offizielle Knowledge Base von mailbox unter kb.mailbox.org zu werfen.

E-Mail-Adressen mit eigener Domain nutzen | Knowledge Base: Wissen und Hilfe | mailbox

Diese Anleitung richtet sich an unsere Privatkunden. Als Kunde mit einem Business-Account folgen Sie der Beschreibung in diesem Artikel: Domain für mailbox-Business einrichten

mailbox

E-Mail-Clients via DNS automatisch konfigurieren | Knowledge Base: Wissen und Hilfe | mailbox

Automatische Einrichtung von E-Mail-Clients über Autokonfiguration

mailbox

Tipps zur Weboberfläche

Die Weboberfläche von mailbox ist zu Beginn etwas gewöhnungsbedürftig/hat einige Besonderheiten, welche auf den ersten Blick nicht logisch sind. Daher hier meine Tipps/Empfehlungen.

Wo sind die Einstellungen?

Die Einstellungen lassen sich über zwei Wege finden.

Entweder man klickt oben links auf die drei Striche und geht dann unten auf Einstellungen.

Oder man klickt oben rechts auf das Zahnrad-Icon und wählt dort dann Alle Einstellungen aus.

Notiz-Feld nicht mit Feld für neuen Alias verwechseln!

Achtung: Das Notiz-Feld bei den externen Aliasen sieht fast so aus, wie das Feld zur Erstellung eines neuen Alias. Das Feld Neue Notiz dient jedoch lediglich dem Zweck eine Bemerkung zu hinterlassen, damit man späteren den Zweck des Alias wieder nachvollziehen kann. Lediglich über das Feld Adresse mit eigener Domain lässt sich ein neuer Alias definieren.

Wie stellt man den angezeigten Namen des Absenders ein?

Der Absendername wird unter Einstellungen -> Konten -> Ihre Konten -> Bearbeiten angepasst.

Anschliessend kann man den gewünschten Absendernamen konfigurieren.

Die Hauptadresse des Postfachs stellt man hingegen unter Einstellungen -> E-Mail-Adresse -> E-Mail-Aliasse ein.

Spam im Junk-Ordner sammeln + Papierkorb-Einstellungen

Üblicherweise werden bei E-Mail-Anbietern die Spam-E-Mails in einem Ordner namens Spam oder Junk gespeichert. Mailbox speichert die gefilterten E-Mails standardmässig gar nicht ab, um die Sicherheit zu erhöhen.

Auf eigenes Risiko kann der Spam-Ordner in den Einstellungen aktiviert werden. Hierzu zu Einstellungen -> Spam und Papierkorb -> Spam-Einstellungen navigieren und unter Spam-E-Mails statt Ablehnen die Option Weiterleiten an auswählen und den gewünschten Spam-Ordner (bspw. Junk) hinterlegen.

Im gleichen Menü lässt sich, etwas weiter unten, unter Papierkorb auch einstellen, dass E-Mails im Papierkorb standardmässig nach 30 Tagen gelöscht werden sollen.

Ich würde die Aktivierung dieser Einstellung empfehlen, um nicht unnötig grosse Mengen an gelöschten E-Mails zu bunkern. In der Regel merkt man recht schnell, wenn man etwas nach dem Löschen wieder braucht. Wenn es 30 Tage im Papierkorb lag, wird man die E-Mail vermutlich nicht mehr brauchen.

Wie erstellt man einen Catch-All Alias?

Ein Catch-All-Alias für eine Domain lässt sich ganz leicht einrichten. Das Vorgehen hierzu ist identisch, wie bei der Erstellung eines normalen Alias. Man muss lediglich die Zeichen vor dem @ weglassen.

Beispiel Catch-All für die Domain example.com: @example.com

Aliasse lassen sich unter E-Mail-Adressen -> E-Mail-Aliasse verwalten.

Migration der E-Mails

Die Migration der E-Mails zu mailbox.org habe ich auf die klassische Art und Weise gemacht: Alle E-Mails in ein lokales Outlook-Profil synchronisieren, alle E-Mails auswählen und in einen Ordner kopieren. Anschliessend ein neues Outlook-Profil mit dem neuen E-Mail-Server erstellen und die E-Mails wieder ins Postfach kopieren.

Während der Migration ist mir aufgefallen, dass es einfacher gewesen wäre, beide Postfächer (alter Provider & neuer Provider) im selben Outlook-Profil anzubinden und die E-Mails dann einfach Ordner für Ordner zu kopieren/verschieben. Dann kann man sich das Exportieren in einen Ordner auf dem Dateisystem sparen. Zudem hat sich gezeigt, dass beim Speichern der E-Mails als .msg-Datei die HTML-Formatierung verloren geht. Daher bin ich dann während dem Migrationsprozess auf dieses Vorgehen umgestiegen. Damit ging es dann fehlerfrei.

Wenn jemand ein gutes Open Source E-Mail-Migrationstool kennt, darf er mir dies gerne in die Kommentare schreiben. Würde mich sehr interessieren, um künftige Migrationen meines E-Mail-Providers zu vereinfachen. Auch wenn eine solche Migration in naher Zukunft nicht geplant ist. Schaden würde es dennoch nicht. Im Optimalfall kann ich das Tool lokal auf meinem Gerät ausführen und die Kontrolle darüber haben, was genau passiert. Es soll keine "Magie" passieren und nach Möglichkeit Open Source sein.

Client-Konfiguration

Die Konfiguration erfolgt auf allen Clients gleich mittels IMAP & SMTP über folgende Einstellungen:

Weitere Details zur Client-Konfiguration unter verschiedenen Plattformen kannst du der offiziellen Knowledge Base von mailbox entnehmen. Das Vorgehen ist recht selbsterklärend und ähnlich zu anderen E-Mail-Anbietern.

Erfahrungen im Alltag

Ich nutze mailbox nun seit letztem Februar für meine privaten E-Mails und bin bisher sehr zufrieden. Ich kann mich an keine Probleme erinnern, die mich direkt betroffen haben. Ich habe nur in Erinnerung, dass es scheinbar mal eine Störung seitens mailbox gab, die genauen Details habe ich aber nicht im Kopf und ich möchte hier keinen Quatsch verzapfen, daher lasse ich es bleiben.

Ansonsten kann ich dir mailbox.org mit gutem Gewissen weiterempfehlen, wenn du nach einer Alternative zu den bekannten US-Anbietern suchst oder einen E-Mail-Anbieter mit Fokus auf Datenschutz, Sicherheit und Nachhaltigkeit bevorzugst.